Ochrona małoletnich

Procedura postępowania w zakresie pozyskiwania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych w związku z ochroną małoletnich w Dental Service sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie, ul. Niedziałkowskiego 25, 71-410 Szczecin

1. Zakres przedmiotowy i podmiotowy Procedury

  • Procedura określa: zasady i terminy pozyskiwania, przetwarzania oraz przechowywania danych osobowych w związku z ochroną małoletnich.
  • Procedura adresowana jest do wszystkich pracowników administratora.

2. Podstawowe pojęcia i skróty:

  • informacja z rejestru karnego – informacja, o której mowa w art. 21 ust. 6 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 560) – dalej u.p.z.;
  • KRK – Krajowy Rejestr Karny;
  • oświadczenie o zamieszkaniu – oświadczenie, o którym mowa w art. 21 ust. 5 u.p.z.;
  • oświadczenie do celów działalności – oświadczenie, o którym mowa w art. 21 ust. 4 oraz 5 u.p.z.;
  • oświadczenie o braku rejestru – oświadczenia, o którym mowa w art. 21 ust. 7 u.p.z.;
  • RSPTS – Rejestr Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.

3. Terminy i sposób realizacji

Obowiązki w zakresie pozyskiwania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych w związku z ochroną małoletnich w zakresie art. 21 u.p.z. należy realizować w sposób i terminach określonych poniżej:

Obowiązek

Sposób realizacji

Termin

Pozyskanie danych w celu weryfikacji niekaralności – obywatele polscy*

·      sprawdzenie w RSPTS, pozyskanie: informacji z KRK, oświadczenia o zamieszkaniu,

·      wydruk z weryfikacji w RSPTS należy umieścić w części A akt pracowniczych / dokumentacji umowy cywilnoprawnej

W czasie rekrutacji, od 15.02.2024 r.

Pozyskanie danych w celu weryfikacji niekaralności – obywatele polscy zamieszkujący za granicą*

·      sprawdzenie w RSPTS, pozyskanie: oświadczenia o zamieszkaniu, oświadczenia do celów działalności, ewentualnie informacji z rejestru karnego (jeśli prawo państwa obywatelstwa lub zamieszkania nie przewiduje wydawania informacji do celów działalności), ewentualnie oświadczenia o braku rejestru (jeżeli w danym państwie nie przewiduje się sporządzenia informacji do celów działalności lub nie prowadzi się rejestru karnego), wydruk z weryfikacji w RSPTS oraz przedłożone dokumenty należy umieścić w części A akt pracowniczych/dokumentacji umowy cywilnoprawnej

W czasie rekrutacji, od 15.02.2024 r.

Pozyskanie danych w celu weryfikacji niekaralności – cudzoziemcy*

·      sprawdzenie w RSPTS, pozyskanie: informacji z KRK, oświadczenia o zamieszkaniu, oświadczenia do celów działalności, ewentualnie informacji z rejestru karnego (jeśli prawo państwa  obywatelstwa lub zamieszkania nie przewiduje wydawania informacji do celów działalności), ewentualnie oświadczenia o braku rejestru (jeżeli w danym państwie nie prowadzi się rejestru karnego),

·      wydruk z weryfikacji w RSPTS oraz przedłożone dokumenty należy umieścić w części A akt pracowniczych / dokumentacji umowy cywilnoprawnej.

W czasie rekrutacji, od 15.02.2024 r.

Osoba o podwójnym obywatelstwie

·      dokumenty dotyczące obywatela polskiego i cudzoziemca,

·      wydruk z weryfikacji w RSPTS oraz przedłożone dokumenty należy umieścić w części A akt pracowniczych / dokumentacji umowy cywilnoprawnej

od 15.02.2024 r.

Pozyskanie danych w celu realizowania obowiązków w zakresie zapewniania ochrony

małoletnich

·      dokumenty dotyczące małoletniego i osoby zgłaszającej

·      pozyskanie oświadczenia o zamieszkaniu, placówce oświatowej, do której uczęszcza małoletni, funkcji / relacji z małoletnim osoby zgłaszającej lub podejrzanego  

od 15.02.2024 r.

Weryfikacja poprawności danych

1)   sprawdzenie: zgodności numeru PESEL przedstawionego przez kandydata z danymi zawartymi w zaświadczeniu z KRK;

2)   zgodności danych identyfikacyjnych kandydata z przedłożonymi informacjami z rejestru karnego (o którym mowa w art. 21 ust. 4 u.p.z.);

3)   zakresu przedmiotowego informacji o niekaralności, w ramach informacji z art. 21 ust. 4 i 5 u.p.z. (musi to być wyłącznie informacja pozyskiwana do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi);

4)   zgodności zakresu przedmiotowego przedłożonej informacji z KRK z zakresem przestępstw i odpowiadającym im czynom zabronionym określonym w art. 21 ust. 3 u.p.z.

Sprawdzenie zakresu danych pozyskiwanych w ramach konkretnych dokumentów:

–   w ramach obowiązku weryfikacji w Rejestrze z dostępem ograniczonym: numer PESEL i zadanie lub postępowanie, w ramach którego następuje weryfikacja (obligatoryjnie), pozostałe dane są fakultatywne, zgodne z zasadą minimalizacji będzie pozyskanie w tym zakresie numeru PESEL albo, jeśli nie został nadany: pierwszego imienia, nazwiska, nazwiska rodowego, imienia ojca, imienia matki, daty urodzenia,

–   w ramach obowiązku weryfikacji w Rejestrze: pierwsze imię, nazwisko, nazwisko rodowe,

–   w ramach informacji z KRK: dane wskazane w art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 276)., z uwzględnieniem ograniczenia do informacji o przestępstwach oraz odpowiadającym im czynom zabronionym wskazanym w art. 21 ust. 3 u.p.z.,

–   w ramach informacji z art. 21 ust. 4 i 6 u.p.z., administrator pozyska dane wynikające z przedłożonego dokumentu (musi to być wyłącznie informacja pozyskiwana do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi),

–   w ramach informacji z art. 21 ust. 5 u.p.z., zakres danych należy ustalić zgodnie z zasadą minimalizacji: imię, nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, państwo zamieszkania w ostatnich 20 latach,

–   w ramach informacji z art. 21 ust. 7 u.p.z.: imię, nazwisko, adres zamieszkania, wraz z ustawową treścią oświadczeń.

W przypadku podejrzenia naruszenia ochrony małoletnich i realizowania obowiązków w zakresie zapewniania ochrony małoletnich przekazanie zebranych danych w celu weryfikacji do organów wymiaru sprawiedliwości lub instytucji opieki społecznej.

od 15.02.2024 r.

Przechowywanie danych osobowych

·      przechowywanie zaświadczeń, oświadczeń i wyniku weryfikacji, w wersji papierowej, poprzez włączenie do akt pracowniczych lub dokumentacji umowy cywilnoprawnej

od 15.02.2024 r.

Realizacja obowiązków administratora – dopuszczenie osób upoważnionych do przetwarzania

·      nadanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz zobowiązanie do zachowania danych w tajemnicy, obejmującego przetwarzanie danych karnych.

·      jeżeli dokumentacja (np. umów cywilnoprawnych) nie jest prowadzona przez działy kadr, należy upoważnić osoby prowadzące dokumentację;

·      przed weryfikacją należy sprawdzić aktualność i zakres upoważnień do przetwarzania danych osobowych.

przed 15.02.2024 r.

Realizacja obowiązków administratora – wykonanie obowiązku informacyjnego

·      przekazanie klauzuli informacyjnej z art. 13 i 14 RODO. W ramach realizacji zadań określonych przepisami u.p.z., administrator wypełnia obowiązek informacyjny wobec:

1)      osób rekrutowanych, w ramach obowiązków z art. 21 u.p.z., podając informacje określone w art. 13 RODO (pozyskanie oświadczeń i zaświadczeń) oraz 14 RODO (weryfikacja w RSPTS),

Realizacja obowiązku informacyjnego z art. 14 RODO wymaga podania źródła danych (RSPTS) oraz kategorii danych osobowych (dane konieczne do pobrania informacji z rejestru);

2)      osób, wobec których prowadzone będzie postępowanie określone w SOM, w tym przypadku klauzula informacyjna przekazywana pracownikom w momencie nawiązania stosunku pracy powinna uwzględniać tę informację.

W konstrukcji klauzuli informacyjnej należy uwzględnić następujące kwestie:

1) podstawą prawną przetwarzania danych karnych będzie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,

2) cele przetwarzania w tym procesie wynikają z przepisów u.p.z. (weryfikacja wymogów do pracy z dziećmi),

3) podanie danych jest wymogiem ustawowym, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości dopuszczenia do pracy w związku z przepisami u.p.z.

w momencie weryfikacji (od 15.02.2024 r.)

Realizacja obowiązków administratora – rejestr czynności przetwarzania

·      do rejestru należy wpisać procesy: sprawdzenie w RSPTS, pozyskiwanie zaświadczeń i oświadczeń, podejmowanie interwencji w sytuacji podejrzenia małoletniego oraz składania zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego, udostępnianie danych osobowych innym administratorom.

od 15.02.2024 r.

Realizacja obowiązku udostępnienia dokumentacji innym administratorom

·      udostępnienie organom uprawnionym do przeprowadzenia kontroli realizacji przez pracodawcę / innego organizatora obowiązku utrwalenia informacji z właściwych rejestrów, określonym w art. 22x ust. 1-3, 22y i 22z u.p.z.

·      administrator udostępnia wszelkie dane mające związek z zakresem kontroli (art. 22x ust. 4 pkt 3 u.p.z.) – wyłącznie dane związane z zakresem kontroli. Ponieważ celem kontroli jest sprawdzenie realizacji obowiązków pracodawcy z art. 21 i 22b u.p.z., dostęp organów kontroli powinien być ograniczony do następujących dokumentów:

–        wydruk z weryfikacji w RSPTS;

–        informacji: z KRK, z rejestru karnego;

–        oświadczeń: do celów działalności, o zamieszkaniu, o braku rejestru;

–        umowy o pracę lub cywilnoprawnej (na okoliczność potwierdzenia wykonania obowiązku weryfikacji przed nawiązaniem odpowiedniego stosunku prawnego).

od 15.02.2024 r.

Niszczenie dokumentacji po upływie retencji

·      usunięcie dokumentów z akt pracowniczych/dokumentacji; zawarcie umowy powierzenia w przypadku zlecenia zniszczenia podmiotom zewnętrznym

Po upływie czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej i dotyczącej umów cywilnoprawnych

 

*    Obowiązek weryfikacji dotyczy osób rekrutowanych, bez względu na rodzaj stosunku prawnego i jego odpłatność, np.:

  • praktykanta uczestniczącego w praktykach lekarskich, w tym dotyczących małoletnich, w Przychodni;
  • pracowników lub współpracowników podmiotów zewnętrznych, kierowanych do pracy/zadań w instytucji stosującej przepisy ustawy; zakres udostępnionych danych musi umożliwiać weryfikację w Rejestrze z dostępem ograniczonym – numer PESEL osoby wyszukiwanej, zadanie lub postępowanie, w związku z którym zachodzi konieczność weryfikacji, oraz w Rejestrze: pierwsze imię, nazwisko, nazwisko rodowe (rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.05.2020 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie trybu, sposobu i zakresu uzyskiwania i udostępniania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym oraz sposobu zakładania konta użytkownika, Dz. U. z 2020 r. poz. 950).

Obowiązki w zakresie pozyskiwania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych w związku z ochroną małoletnich w zakresie c należy realizować w sposób i terminach określonych poniżej:

Obowiązek

Sposób realizacji

Termin

Wdrożenie standardów ochrony małoletnich, udostępnienie na stronie internetowej

Zgodnie z zasadami wprowadzania dokumentacji obowiązującymi w podmiocie zobowiązanym: uchwała, zarządzenie.

od 15.08.2024 r.

Określenie czasu przechowywania dokumentacji wytworzonej w ramach art. 22c ust. 1 pkt 2,3 i 8 u.p.z.

Przechowywanie dokumentacji interwencji i postępowań wyjaśniających przez określony w standardach czas.

od 15.08.2024 r.

Weryfikacja i ocena standardów

Udokumentowana w formie pisemnej; zakres – zgodność z przepisami prawa oraz adekwatność standardów do potrzeb.

Co 2 lata od 15.08.2024 r.